和我们身边很多人一样，小美也是一名刚入职场不久的普通白领，每天朝九晚五地往返于公司与家庭之间，忙碌但很快乐。一直以来小美都在心中立有宏愿，梦想着哪一天也能像杜拉拉一样，通过自己的奋斗出人头地，最终成为一名令别人艳羡的白领丽人。那么她是怎样做的呢？下面还是让我们一同走进小美的生活，看看她那忙碌而充实的一天吧！
AM 9:10 安排当天日程
到达办公室忙完了手头工作后，小美便开始着手制订当天的日程。在QQ邮箱中，“记事本”便是这样一项类似日程管理的小工具。进入该面板后，迎面便是一个快捷书写栏，只要将要安排的事项输入保存，QQ邮箱便会依次记录。为了能让日程看起来更有条理，小美还特意将右侧的“我的分类”修改为“常规”、“需追踪”、“紧急！！！”三项，这样每条日程便能根据情况设定成不同级别，用起来方便多了！
图1 制订日程
图2 日程列表
【提示】 如果某条日程比较重要，也可进入“完整格式”，点击“设置提醒”设置定时提醒。时间到后，QQ邮箱将会以电邮的形式提醒用户。
AM 9:20 谁的邮件分分类
刚刚打开电脑就有几十封邮件进来，要说这助理的工作可真忙。甭管怎样，先给邮件分分类吧！在QQ邮箱中，一项新增加的“邮件标签”功能吸引了小美的注意，原来它就是所谓的“邮件Tag”，比如一封邮件属于销售部，同时又比较紧急时，便可同时为它赋予“销售部”和“紧急”两个标签，以方便用户管理。
操作时首先进入邮件页面，点击“标记为”→“新建标签”，建立几个新Tag，这时Tag也将自动附属到当前邮件上，我们可以方便地添加或删除。可以看到邮件Tag能够直接显示在邮件列表区，看起来一目了然！
图3 为邮件添加标签
图4 标签可直接显示在Mail列表，很醒目！！
AM 9:35 让E-Mail自动分门别类
为了方便起见，小美为自己的邮箱设置了多个文件夹，将邮件划分为“公司邮件”、“业务往来”、“个人邮件”三种。不过这种手工整理的麻烦事小美是不会干的，因为在她的邮箱中邮件可以自动分类！
小美的高招其实是利用了QQ邮箱的“收集规则”功能，简单来说就是当某封邮件到达QQ邮箱后，系统将自动根据规则验证邮件的一些属性（比如发件人、收件人、邮件大小等），一旦符合规则要求，便自动启动相应操作（比如转移至指定文件夹、为邮件加上Tag标签、直接删除、自动回复等）。说白了就是给小美当了一个简易秘书，提前对邮件进行了筛选。
图5 制订收集规则
AM 9:40 邮件快捷操作
正说着呢，一封紧急信件进入到小美的QQ邮箱，定睛一看原来是张副总询问报表的完成情况。老大的邮件岂敢怠慢！于是小美马上回复。但是，她怎么没点工具栏上的回复按钮呀？原来在QQ邮箱中，每封邮件都安排了一个快捷回复栏，日常回复只需在这里直接输入内容即可，非常方便。同时对于这种主题不清晰的邮件，系统还特别提供了一项“邮件备注”功能，允许使用者为其加入一些关键字或简易的内容补充，以免日后查找时无从下手。
图6 快捷回复、邮件备注
【提示】 “邮件备注”同样可以被自动搜索。
AM 10:15 查找A 公司合同
铃、铃 ……，办公桌上的电话响了，原来是销售部的Sales请小美查找一下A 公司的上月合同。可这上千封邮件，要查到什么时候呀？幸好QQ邮箱早已提供了“全文搜索”功能，只见小美飞快地在右上角搜索栏输入进去对方经理的名字，回车后结果便显示出来，紧接着一个转发便搞定了销售的求助。
图7方便的全文搜索
其实对付这类邮件，小美还有一个秘籍，那就是把它设为“会话模式”。简单来说“会话模式”是一种全新的邮件阅读方式，能够将若干针对同一问题讨论的邮件归至一起（比如买卖双方关于订单的讨论便属此类）。既减少了列表长度，又方便日后浏览，尤其适合小美这样的助理工作。
图8 很实用的“会话模式”
【提示】 此外您也可以点击头像右侧的缩放栏，显示与当前好友的“往来邮件”，同样可以搞定类似的任务。
图9 往来邮件
AM 11:20 日程发到手机上
临近中午小美的工作又陡然紧张起来，原来下午要赶着去给一位客户做产品展示。可这人一出门，早上制订的日程岂不没法看到了？别急小美有高招。只见她熟练地打开QQ邮箱进入“提醒”面板，借助面板顶端的提示开通了自己手机的“免费短信提醒”。
图10 开启免费短信提醒
两分钟后在提醒窗的下方，便多出了这样一项“同时发送提醒短信到手机”复选框，勾选上后小美的手机便会在提醒到时后同步收到提醒。怎么样？很实用吧！
图11 提醒窗的变化
PM 13:45 “随身盘”搞定客户演示
再有半个小时就要去客户那儿了，小美开始准备要演示的资料。除了各种已经打印好的资料外，小美还特意找了一些产品资料电子版，只见她又一次打开QQ邮箱，进入“随身盘（内测）”版块，然后按提示将资料依次上传。这时一个神奇的事情发生了，原来随身盘竟可以直接预览出小美上传的Word文件及JPG产品图。
图12 将资料上传“随身盘”
图13 上传后的文档可以直接预览
其实文档预览只是随身盘的一项小功能，而小美选择它的真正目的，是因为手机QQ邮箱（mail.qq.com/m）同样也能预览到这些内容。虽然不是演示的主要内容，但如果客户需要，用来给对方提供资料查询还是很方便的！
图14 手机可以浏览随身盘资料（NOKIA 5530）
PM 15:40 邮件想法撤回！
做完了演示，小美马不停蹄地赶回了公司。刚坐下没多久，主管David的电话就到了，原来是刚才一封发给B 公司的报价单出了问题，需要马上追回。众所周知，电子邮件发出后一般是无法追回的，大多只能通过打电话与对方沟通，稍有不慎就会对公司信誉造成影响。幸好小美和对方都使用了QQ邮箱，于是趁着对方还没来得及打开邮件，小美便通过点击“已发送”标签下的“撤回”按钮，撤销了本封电邮，而这在QQ邮箱中便称为“邮件撤回”！
图15 撤回已发报价
图16 邮件撤回通知
PM 16:30 重要区域要加密
办公室人多手杂，万一自己的邮件泄了密可不得了，最好能为邮箱加个密码。只见小美利索地打开QQ邮箱，点击进入“邮箱设置”→“帐户”→“账户安全”面板，分两步开启了“独立密码”和“文件夹区域加锁”。其中“独立密码”即使用与QQ IM软件不同的单独密码，而“文件夹区域加密”则是对“我的文件夹”、“其他邮箱”、“记事本”、“提醒”、“随身盘”、“阅读空间”等6项重要区域单独加密，进一步提高邮箱安全性。
图17 独立密码
图18 文件夹区域
PM 17:55 设置假期回复
由于小美这段时间工作出色，公司特意给她放了三天假。为了不让业务受到影响，小美特意在下班前为自己的邮箱开启了“假期回复”模式。在这个模式下，每当小美的邮箱收到E-Mail，都会按照预先样本自动回复邮件，以免耽误正常工作。而且它和大家熟悉的自动回复还有一个最大不同，那就是不会对每封邮件一一回复，仅会对每位发信人自动回复一次，避免过多的通知招人反感！
图19 假期回复
写在最后
繁忙的一天终于结束，我们的小美也开始准备自己的假期，那么电脑前的各位朋友，你们是否也学到了一些东东呢？最后祝愿大家也能像杜拉拉一样笑傲职场！
