“小王，昨天老总看了你写的财务制度，做了一些修改，你最后再完善一下。”今天一上班，主任就给小王安排了任务。
老总究竟修改了哪些地方？怎么样才能快速精确地比较出两份文件的异同呢？难道去问老总？用眼睛直接观察？小王犯愁了。相信类似的问题，大家在日常工作中也会经常遇到，面对电脑以及公司网络上各种版本的文件，还有一些修改过多少次的文档，如何知道这些相似文档的差别在哪些地方、都进行过哪些改动，如果仅仅凭借手工来逐个查找文档的不同之处，会浪费不少时间和精力。
办法总比困难多。王洁经过向同事请教，又在网上搜索了一些关键字，问题终于迎刃而解：根据不同的文件类型找到相应的“火眼金睛”，可以迅速找出两份文件的差别，有的可以根据修改意见，直接完成合并，省去手工修改的麻烦。
一、 Word、PPT文件
对于Word、PPT等文档，小王利用Office内置的“比较并合并文档”命令，轻松比较了两篇文档之间的不同之处，甚至格式方面的细微差别，而且能够方便地将两篇文档予以合并（这种工具也非常适合应用在经其他人审阅后的文档中，进行比较合并的工作）。
1. 对Word文档进行比较合并
启动Word，首先打开需要比较的源文档，比如：集团会计结算制度.doc，后执行“工具→比较并合并文档”命令，在弹出的对话框中选择要比较的修改、审阅后的文档，比如：集团会计结算制度（修改）.doc，为了提高比较精确度以及格式，选中“精确比较”以及“查找格式”复选框，然后单击“比较”按钮。
图1 比较并合并文档
图2 精确比较选项
这样会自动新建一个文档，并将两个文档的比较结果显示在这个文档中，两个文档之间的不同之处会以彩色下划线标识出来，同时在右侧会显示一个提示框，用来显示进行了哪些具体的修改操作，如删除、插入等改动等。在工具栏上会显示“审阅”工具按钮，通过这些按钮，可以选择在比较文档中具体显示哪些提示内容以及是否显示审阅窗格等。
图3 比较结果
检查完毕后，小王决定需要接受修改者对文档的修订时，单击审阅工具栏上的“接受修订”按钮，反之，则单击“拒绝修订”按钮，也可以直接在文档中广东的位置，右击鼠标，从弹出的快捷菜单中，选择相应命令即可。比较合并完毕后，单击“保存”按钮，将文档予以保存，默认文档名称为源文档名称后面加1，比如集团会计结算制度1.doc。
提示：
在Word“比较并合并文档”对话框中，如果不选择“精确比较”复选框，而是直接单击 “合并”按钮，则会在要比较文档的基础上进行比较以及合并等操作，如：集团会计结算制度（修改）。同时由于Word不仅仅支持doc文档，还支持html、xml、mht、rtf、txt等多种格式的文件，因此我们可以使用Word打开这些文件，然后进行比较合并工作。
2.动态的PPT文档也可进行比较合并
PPT文档是小王经常使用的一种演示文稿，公司的很多活动都会使用到，其格式较为特殊，由于其中往往插入很多图形以及添加一些动画效果，因此要比较两篇演示文稿的不同，的确有点麻烦，而利用PowerPoint的比较合并演示文稿功能，不仅仅能够比较出两个文稿文字、图形的改动情况，而且能够将动画的改变情况查找出来，从而能够对自己演示文稿的变化情况了如指掌。在操作上，PowerPoint的比较合并演示文稿功能与Word的操作有较大不同。
启动PowerPoint，打开演示文稿，比如：产品介绍.PPT，执行 “工具→比较并合并演示文稿”命令，在弹出的对话框中选择要比较的其他演示文稿，如产品介绍（修改）.PPT，单击“合并”按钮。
图4 比较并合并演示文稿
随之，往往会弹出一个关于“一个或多个演示文稿未使用‘文件’菜单上的‘邮件收件人（审阅）’命令发送”提示框，这里直接单击“继续”按钮即可。
在打开的源演示文稿中的右侧会显示一个“修订”任务窗格，在其中会将对每张幻灯片的修改情况列举出来，单击“幻灯片更改”列表框中的某个修改操作，即可在幻灯片中直接看到其更改具体操作，如果需要接受更改操作的某个具体步骤，小王只要选中相应操作前面的复选框即可，如删除“卡”字。
与在Word中类似，在比较合并PPT文档时，在工具栏上也会出现一个“修订”工具按钮，从其中可以查看审阅人以及进行是否接受修改等操作。
图5 审核修改
小提示：
比较合并完毕PPT文档后，直接对源文档予以保存即可，同时两个文档的比较结果仍然保留在文档上，如果想结束审阅，可以直接单击“审阅”工具栏上的“结束审阅”按钮，但是这样未被接受的更改将会消失。
二、 Excel文件比较两大法宝
1. 并排比较
公司的统计、财务工作一般都是通过Excel来进行的，如果要比较这种类型的文档 就比较麻烦了。好在Excel内置了“并排比较”，能够将两个相比较的工作簿放置在一个窗口内，从而进行上下比较，操作起来也很简单。虽然这个工具功能较简单，但是很多情况还是有一定用途的。
比较多个Excel文件时，小王同时打开比较的多个Excel文档，然后在其中的某一个Excel文档中，执行“窗口→并排比较”命令，在随之弹出的对话框中选择要比较的文档，然后单击“确定”按钮。
这样两个相比较的工作簿文件就会同时显示在一个窗口中，从其中选择相应的工作表文件进行上下对比即可。另外在进行并排比较时，会显示一个“并排比较”工具栏，在其最左侧有个“同步滚动”按钮，单击这个按钮，就可以实现在某一个工作表内进行上下左右滚动时，另外一个比较的工作表会同步滚动，从而方便对比。
图6 比较Excel
2. 软件工具比较
使用“并排比较”这个火眼来比较Excel文档似乎不够明亮，大部分操作还需要依靠手工来完成，如果对于复杂、数据量大的Excel文档进行对比是无法胜任的。小王发现了一款专业的Excel比较工具——Excel Compare，它能够对比查找出文档删除、添加以及变化的内容，更为重要的是能够将比较结果存储在一个Excel差别报告工作表中供查阅，因此能够对两份文档之间的异同了如指掌。
比较两篇Excel文档时，启动Excel Compare，在弹出的主操作窗口中，单击“First File”选项右侧的文件夹打开按钮，在弹出的对话框中选择要比较的Excel主文档，比如：2006年1月份车间资料.xls；单击其下面的“Sheet Name”选项右侧的文件夹打开按钮，选择要比较的工作簿中的某个工作表。
图7 Excel Compare
如果只需要比较这个工作表中的某个单元格区域时，可以单击“Range”右侧的按钮，自动会打开对应的工作表，从其中选择相应的单元格区域即可。
采用同样的方法，在“Second File”选项中，选择要比较的另外一篇Excel文档，同时选择其中的工作表以及单元格区域。
设置完毕后，单击底部的ComparE按钮，即可自动生成一个名为Report的Excel文件，在其中可以看到关于两篇文档差别的详细报告，而且明确标注出存在差别的具体位置以及数据内容对比，主要包括添加、删除以及修改的内容。
图8 内容对比
小提示：
默认的情况下，Excel Compare会将所比较生成的报告存储在一个工作表中，如果需要分别在不同的工作表中存储添加、删除以及修改的详细报告，可以选中其主操作窗口底部的“Divide the report into three sheets：Deleted， Added and Changed data "选项即可。
图9 相关选项
三． 特别的文件用特别的“火眼”
1.系统文件
有时候小王会遇到自己电脑中的一些近似或者修改后的系统文件，如：INI、SYS、LOG等文件，另外有很多文件是经过压缩的，如何比较这些特殊类型的文件异同呢？只有知道他们的异同，才能够决定使用那个，使用前面的这些方法都是做不到的。而一种特殊的比较分析工具－Compare？It！便可以解决这个问题
启动Compare It！，执行“文件→比较文件”命令，在弹出的对话框中先后选择要比较的第一个以及第二个文件，如corperfmonsymbols.ini、corperfmonsymbols2.ini。
图10 比较文件
在弹出的Compare It！主窗口中，两个文件会纵向平铺，文件中不相同的地方会以彩色标示，在底部的信息栏中会显示差异位置的具体数量。根据比较结果，需要修改文档中某个地方时，可以执行“编辑→编辑模式”命令，切换到编辑状态下，直接对文件进行修改。修改完毕后，单击工具栏上的“全部保存”按钮即可。
图11 编辑状态
小提示：
实际上Compare？It！可以比较的文件类型很多，比如其他的office、TXT文件、RAR、ZIP等文件格式，，而且在支持DOS、Unix 以及Mac 的文件格式都支持，因此应用非常广泛。但是Compare？It！在比较一些特殊的文件格式时，如ini、rar，特别是其中包含中文字符等情况下，很容易出现乱码，这是在使用过程中应该注意的地方。
2.文件夹
为了使用上的方便，小王经常将一些重要的文件夹予以备份，因此一些不同版本的文件会储存在不同的文件夹中，，怎么样才能够迅速查找出这些文件夹中存在哪些不同文件呢？使用Directory Opus即可完成这项工作（下载地址：http://www2.skycn.com/soft/10439.html），而且能够将两个文件夹予以同步，保持文档的一致性。
启动Directory Opus，这些“Tool→ Synchronize ”菜单命令，在底部弹出的对话框中：Source中选择源文件夹，Destination中选择目的文件夹，单击旁边的Compare按钮，即可弹出一个对话框显示两个文件夹之间的差异，需要将两个文件夹同步时，单击Synchronize按钮即可。
图12 Synchronize
