在家办公必备?一份超硬核的远程协作手册

企业 奔跑的柯基 2020-02-02 17:24

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  [PConline 应用技巧] 由于众所周知的原因,今年的春节可以说是十分特别。在假期即将结束之际,相信很多企业的小伙伴都接到了延后复工的通知,并且很多企业均鼓励在家办公,以保障大家的健康安全,如今你做好了在家办公的准备吗?

在家工作质量同样要保障

  说到在家办公,其实早已悄然在我们身边生根发芽,尤其是远程协作办公也正在成为一个新的趋势,在’超级个体’时代下,随着办公协同软件及工具的发展,远程办公在技术上已不存在任何的障碍,随着需求量的增加,远程协作办公的经验逐渐被诸如微软这样的跨国型企业所掌握。如今在家办公的你,还会有哪些顾虑呢?

一、你如何更好的参与到远程协作中?

  我们知道,远程协作办公不同于在办公室上班。在远程办公中我们和上级的沟通频率会大幅度减少,这让熟悉在传统办公室内工作的你,很难短时间保障工作的顺利开展,并极大的可能影响到工作效率,该如何更好的参与到你不熟悉的远程协作办公中呢?

1、制定目标很重要

  首先最为重要的,我们要制定好当日或本周的工作目标,家中舒适的氛围很容易让你丧失多年养成的职场冷静自律的习惯,所以从一开始我们就要和上级充分沟通,明确自己的工作目标,从而更好的利用时间在家办公。

  除了明确目标外,我们还需要了解都按上级的工作期望值,诸如是否需要实时在线工作?是否可以承担额外工作?当与上级沟通结束后,最好将沟通结果发与上级确认,以便后续工作的高效开展。

2、保持规律的总结汇报

  在家办公期间,很多员工会因为“看不见老板”就会认为日常的总结汇报没有用处,但事实却恰恰相反。在远程工作中,我们更要及时与上级进行频繁的沟通,如果每周能有一次较为正式的工作汇报,那就再好不过了。

  该汇报可以包括做了什么、有什么成果、遇到什么困难、需要得到怎样的帮助支持,最后是下一阶段的工作计划和目标。

  正是由于在家办公,企业内你的上级并不能像在传统办公室内一样,抬眼就能看到你的工作内容和困难,此时远程协作办公也就需要我们更加积极的总结汇报。

  例如在微软,员工会在Teams协作平台上,及时和上级领导展开一对一的聊天和会议,同时也会把工作总结等内容,通过电子笔记本OneNote放在同一个聊天当中,以便在需要的时候可以在同一个聊天界面下快速的找到所有内容。与上级领导和同事的及时沟通,可以有效保障你的工作质量和效率。

二、在远程协作中如何提升团队的工作效率和质量?

  当场景转换为团队时,你如何能够保证都各自在家办公的团队员工的工作效率和质量?在远程协作办公中,我们很难和同事在一个会议室里面对面交流,因个人的差异,甚至无法确认参会人员是否全神贯注的参加会议。在家办公往往会让一个铁打的团队出现工作效率和质量大幅度下降的情况,那么该如何通过远程协作办公去改善呢?

1、完善会议规则

  为了让会议更加高效,首先我们要完善会议规则。尽量开展小型会议,比如5人左右,会议时间控制在30分钟以内,在开会前会议组织者应当发出会议日程,让每个与会人员都了解自己在会议中的角色和贡献。

  以上是一些远程协作办公召开会议时的基本规则,当然我们也可以根据自身的需求制定更多的规则,以保证每名同事都能高效的参与会议。

2、借助视频会议提升沟通效率

  在远程协作办公中,微软的团队发现借助视频会议的形式可以大幅度提升会议中的沟通效率。让与会的每个人都打开摄像头,可以清晰的看到每个与会者脸上的表情,是远程协作中提升凝聚力和参与度的好方法。

3、借助协助工具来管理会议内容

  在会议中我们往往需要进行内容的实时分享,同时也需要和与会者展开文字聊天和文件分享,所以说在会议中我们就需要使用便捷的工具把行动计划分配给每个人并做到自动提醒。也就是说越是远程办公,就越要尽可能使用一些减轻工作量的自动化工具。

  诸如在微软,以上工作都能在Teams内轻松完成,为了快速高效的展开视频会议,同样也会选择在手机上加入会议,会议后还可以使用集成在Teams当中的项目管理工具Planner把行动计划快速分发给每个人,并借助Planner来自动化的跟踪每个人的执行进度,大幅度提升远程协作办公的质量和效率。

三、如何保证沟通当中的企业数据安全?

  众所周知,远程协作办公确实可以大幅度提升办公的效率,但令人担忧的仍然还是数据的安全问题。牺牲了数据安全的远程协作是万万不可取的,那么该如何保证企业的数据安全呢?

1、数据安全尤为重要

  说到数据安全,在这点上无论是公司还是个人都应该做足功课,意识到数据安全的重要性,正确评估出最为合适自己的工具平台和方式方法,不要让重要和敏感的信息流传到互联网上。

  而在微软,由于Teams已经集成了微软大量的安全功能,并不断强化,所以,我们可以放心的在上面进行协同办公和文件分享,而不用担心信息的外泄和丢失。

2、积极使用多人协作

  在安全的基础之上,将文档上传到团队统一管理的云平台,展开协同编辑是一种高效的办公方式。但在这个过程中,也一定要做好文档的管理,让大家不会因为这种新的工作方式而产生困扰。

  在微软,可以使用Teams里面的“组队”功能管理团队的聊天、文件协同、文件归档、数据展示等等需求,大幅度提升办公效率。

写在最后

  了解到这些硬核的远程协作小技巧后,相信可以帮助你大幅度提升在家办公的效率。即使是在家办公,工作的质量和进度也不会因为工作模式的转变而受到影响。不得不说,微软为我们提供的这些远程协作办公的技巧已经足够优秀,你学会了吗?

  最后温馨提示大家,戴口罩、少走动、勤清洁!平平安安跨入新的征程!

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