更好的在家办公 只会用微信和钉钉还远远不够

企业 奔跑的柯基 2020-02-07 14:14

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  [PConline 应用技巧] 众所周知,在“超级个体”时代下远程协作办公是未来办公的重要趋势,而此次由于疫情让这种趋势提前到来,此时无论是企业的员工还是领导都是匆匆忙忙的开启了远程线上的办公模式。远程协作办公需要注意什么?有什么好的工具提高我们远程协作办公的效率吗?

远程办公效率依然重要

  说到此次全社会远程办公模式的成功开启,一方面是我们国家在个人智能终端设备和网络的普及,另一方面则是整个社会觉悟的提升和企业规则的细化,从而能够保证各行各业的正常运转。同时,作为企业的拥有者,更在乎的是员工在远程协作办公中的工作效率,毕竟员工的工作效率直接关系到企业的利润。

  当然,在无论是企业还是员工在远程协作办公中也会遇到一些问题,弹性的工作同样也会产生惰性,在家办公的效率往往会因为环境的因素而明显下降,考勤方面也会让企业失去对员工的监管。那么该如何提升远程协作办公的效率呢?

除了即时通讯外,还有这些办公类产品

  说办公类软件,企业微信和钉钉相信大家一定都非常熟悉。而就在本周开工的第一天,企业微信和钉钉竟然集体“崩溃”,可谓是默契十足。

  对于一般的企业用户而言,企业微信和钉钉所包含的功能可以说十分全面。首先来看看企业微信,最大的优势在于和C端用户的对接,在企业微信和个人微信互通后企业微信成员可以直接添加个人微信用户,现在几乎每个客户都会用微信。所以如果说需要科学统一管理并服务日益增长的客户,企业微信是目前最合适最方便的平台。

  而在看看钉钉,则更偏向于员工管理,围绕即时聊天。把日程和任务放在首位,要求员工做好自己的工作安排。比如门店账务、企业采购、固定资产、报销管理等等,比企业微信更细分,也比较符合阿里服务的企业对象。

  当然如果想更好的在家办公,只会用钉钉和企业微信还是远远不够的。

一、在线文档类

  我们在日常工作中经常会遇到填写文档或表格类工作,这些文档或表格是一个人填完发给另一个人或是大家一起填同时汇总一个人效率更高呢?答案无疑是后者,当这种汇总由几个人演变为十几人或是几十人时,汇总人的工作效率是否也会碰上提升的瓶颈呢?此时在线文档就可很好的解决这一问题。

  市场上在线文档类服务虽多,但哪些好用哪些会时长奔溃呢?毕竟线上崩溃比线下丢失更难以挽回损失,毕竟不会有员工将线上文档保存到线下中的。通过我们经过一年时间对多家在线文档服务的试用后,目前固定选择石墨文档和腾讯文档两个在线文档服务整个编辑部,但由于二者的区别被分别应用于不同场景。

非常灵活的登录方式

  其实在很多企业中也有类似的问题,在不同在线文档的应用场景中往往只选择一个,虽然可较好的保证文档的集中性,但我们总不能将“鸡蛋都放在一个篮子里”。我们将企业内在线文档交互分为常规使用和频繁交互使用进行区分。

  在常规使用中,由于其使用者主要是编辑和兼职,使用人群庞大,在线沟通并不频繁,多是选题的收集,或是其它类文档的提交,对于这类需求,我们选择了石墨文档,该在线文档注册方式非常灵活,除了支持邮箱登陆之外,还支持微信和钉钉等多种账号登陆,可以说是即扫即登。而且石墨文档在共享方面,只需要一个简单的链接就能让非注册的用户无门槛的加入其中,整体使用起来十分方便。

更为便捷的分享方式

  另一方面,诸如各主编和编辑部之间和其它部门负责人需要频繁交互使用的文档方面,鉴于在腾讯内部即时通讯软件的强大我们选择了腾讯文档,该文档可通过QQ或是微信一键登录,较为简单,且可以在诸如微信(小程序)、企业微信、QQ等腾讯系即时通讯软件内进行分发和编辑。更适用于企业内频繁的在线沟通使用。

二、会议视频沟通类

  在远程会议沟通中,你如何能够保证都各自在家办公的团队员工的工作效率和质量?在远程协作办公中,我们很难和同事在一个会议室里面对面交流,因个人的差异,甚至无法确认参会人员是否全神贯注的参加会议。在家办公往往会让一个铁打的团队出现工作效率和质量大幅度下降的情况,那么该如何通过远程协作办公去改善呢?

  此时此刻,会议视频类办公产品就可以很好的解决这一痛点。不得不说,在远程协作办公中借助视频会议的形式可以大幅度提升会议中的沟通效率。让与会的每个人都打开摄像头,可以清晰的看到每个与会者脸上的表情,是远程协作中提升凝聚力和参与度的好方法。目前来看,腾讯会议和小鱼易连就是个不错的选择。

  在常规的使用中,由于使用场景为10人以下的小型会议,有会议录制需求,我们选择了小鱼易连云视频来进行视频会议沟通。其最大的特点就是可以全程录屏、并且支持视频文件云端加密存储。不仅可以轻松用录屏来记录会议,更让云端的文件变得更加安全。同时还支持一键入会、扫码入会等便捷操作,给用户提供了“2秒组会、1秒入会”的极致使用体验。要知道一键入会和扫码入会等功能可以快速让参会者加入会议,提升远程协作的效率。

  而另一方面,如果会议的场景为10人以上甚至是百人规模的会议,目前来看腾讯会议会是更好的选择。在抗击疫情期间,腾讯会议免费开放300人在线会议功能,对于大型企业会议非常友好。并且腾讯会议还支持全平台运行,手机、电脑、平板、Web一键入会,小程序打开即用,不需要下载任何插件或客户端。对于企业的大型会议,可以说给那些没有下载客户端的员工提供了0门槛加入的机会。不仅如此,更支持多种格式文档在线协作,演示交流更为便捷和生动。

三、企业办公套件

  前面两部分我们分别为大家分享了在线文档以及会议沟通类的解决方案,如果说这两类办公产品的功能较为单一,那么接下来要说到的企业办公套件功能则更为全面。要知道对于大型企业用户而言,视频会议场景和在线文档协作场景在日常的办公中十分场景,也可以说是密不可分的。所以说想要更好的提升远程协作办公的效率,那么企业办公套件是必不可少的。

  而华为WeLink和微软Teams对于大型企业用户而言就是个不错的选择,两者相比华为WeLink的优势是赋能企业智能化和大数据“连接”。在企业内部实际使用中,通过会议进行沟通是最常见的方式。WeLink就像变魔法一样,将传统的会议变成了智能会议室:多种终端自由实现多种投屏方式,颠覆了传统会议场景;会议纪要自动转文字,扫码发送纪要到邮箱;强大的实时翻译功能,支持消息、文档、邮件等多种内容翻译成七种语言,还支持一键从邮件转群聊,让跨区域、跨语言的沟通变得更加简单。可以说华为WeLink是“更懂企业的智能工作平台”。

  而我们再看微软Teams,定位为以即时通讯为基础的团队协作工具。如果说你在办公中经常使用office办公套件进行办公,那么微软T eams无疑是更好的选择。因为它可以无缝结合Word、PowerPoint、onedrive等工具完成工作,在日常工作中文档使用起来更加顺手,效率自然提升。并且在会议方面,团队内所有人都可以看到频道信息、可以加入会议,信息是完全公开化的。可见这是比较适用于一些办公文化较公开的团队或是项目小组。

  不仅如此,还为用户提供了禁止表情贴图的选项给管理员以及视觉上有“沉浸模式”可切换,助于营造更强的办公氛围。所以综合来看,与现有的移动办公软件相比,Teams更适用于需要处理大量文件的办公场景。

写在最后

  以上我们为大家提供了在线文档、会议视频以及企业办公套件等解决方案,相信能为此时在家办公的你提供不少帮助。在这里建议大家,如果是多人协作文档办公可以选择在线文档类,可以更好的达到多人协作办公的效果。而如果是多人会议,那么无疑视频会议类会是更好的选择,让每个与会者可以看到对方,提升会议沟通的效率。而如果是特殊行业或者说规模更大的公司,我们建议使用类似于微软Teams这类的企业办公套件,在功能上会更加全面。

  虽然有着不同的解决方案,一定要选择好适合自己的工具工作,同时调整好自己的工作状态,才能更好的远程工作,适合自己的才是最好的。

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