如今爆红的协同办公鼻祖是它!但国内很少人用

笔记本 李飞 2020-02-14 14:28

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  [PConline 杂谈]今年年初,在家办公开始流行。据有关媒体报道,仅2月3日当天,全国有上千万家企业、近两亿人开启在家远程办公模式。远程办公的突然爆发,也带火了一批国内在线办公软件,如腾讯文档等产品。简单来说,这类办公软件就是将Office“云化”,让用户无需下载应用程序,只需要通过网络就能编辑和共享文件。

  试想一下这种场景。班级需要统计所有新生的数据,以往大学的方式都是以寝室为单位,寝室长收齐后再交由班长汇总称一个大文件,每经历一个中间环节,都需要消耗大量的时间,而且还会产生大量的离线表格。而协同办公文档的出现,将这个办事效率大大提升。班长只需要建立一个相关的表格,生成可访问的链接,扔到班级群里,每个人都可以自由填写......

  当我们用着协同办公软件喊“香”的时候,其实也不该忘记对这种办公模式有着巨大贡献的公司——谷歌。谷歌旗下的Google Docs可以认为是在线办公的“样板”,谷歌也可以算是最早研发协同办公的公司之一。

  包括腾讯文档在内,国内的这几款知名产品都提出对标Google Docs的目标。在此借助Google Docs来跟大家聊一聊协同办公的发展。

  在此,澄清一个大家普遍存在的问题:“Google Docs国内用不了”其实是个伪命题(某些原因)。如今的国内做外贸和出海公司以及外企等,还是比较偏爱于使用Google Docs做为企业的主要办公工具。比如编者曾在某国内出海公司实习,公司所使用的就是Google Docs与印度的同事进行协同工作。(ps,目前Google Docs的中国官方页面依旧可以访问:http://www.google.cn/intl/zh-cn_all/docs/about/)但是由于某些原因,绝大多数人是没有机会用到这款产品,因为在第二部分使用层面聊时,会比较粗略,大家感兴趣可以直接戳链接了解。

↑ 2007年发表在《e电子商务世界》的一篇文章

 Google Docs也有父母?

  “如果Google Docs是线上文字协同的母亲,那么Sam Schillace可能就是其父亲。”外媒The Verge评价道。

  那么,Sam Schillace是谁?

  早在2005年,Sam Schillace就建立了基于网络的文本编辑器Writely,并于2006年被Google收购。一个月后,谷歌公司90%的人都在使用它,这也就是Google Docs的基础。

  当时,Sam Schillace使用当时称为AJAX(浏览器中的Javascript)的软件,注意到浏览器的“内容可编辑”功能。而从事文字处理软件已经很长时间的他(第一份工作是在1989年开发第二版的FullWrite,这是早期的Mac文字处理程序),很自然地将这两种技术结合在一起使用。

  “用户会想要足够的速度,便利性和协作功能,以至于可以忽略更丰富的功能,例如丰富的格式,页边距,分页等。”Sam Schillace表示。

  之后,他们进行市场调研,发现Office的某些功能对于每个人来说都足够重要,或者在向新用户开放市场方面也足够有用。因此,他们着重于做大多数人更愿意使用的功能,如文字格式、打印、插入图片等基础功能。

  这些特点,我们从目前Google Docs和微软Office对比中依旧可以找到影子。

  之后的几年,Google收购了在线文档协作公司DocVerse、Quickoffice等公司,进一步完善了产品结构,延伸出了Google在线协同办公组件:Google Docs(文档)、Google Sheets(表格)、Google Slides(演示)、Google forms(表单)。用户习惯性统称为Google Docs或谷歌文档。

  Google Docs推出,极大的改变了用户的使用体验,只需要通过浏览器,无需下载办公应用,无需付费,就能够访问自己的文件文档,并且很方便的与他人交互协同,因此吸引了众多用户。比如自2008年以来,加拿大所有急诊医学专业的应届毕业生都开始用在线Google Docs,使用其幻灯片来共享重要的文章内容和成果,用来应对认证考试。

↑早期Google docs操作界面

Google Docs办公到底有多好玩?

  Google Docs基本上是一个办公/生产力套件,就像MS Office或Libre Office一样。不一样的地方就是,它可以工作并且完全“生活”在Google云端硬盘内部和一部分的云中——通过网页就可以工作。像Microsoft Word软件,当你创建一个新的Word文档时,它会在本地创建并存储在磁盘驱动器中。而你创建一个Google Docs文档,它会在云端创建,存储在Google云端硬盘。

  你无需时时刻刻考虑按“Ctrl+S”(保存),因为你每写一个字,它都能给你保存上。

  从功能和体验上,Google Docs除了对网络的依赖外,完全可以满足日常生活工作。基础的编辑功能、自动版本记录、多人实时共享编辑、评论聊天、语音输入、AI语法检查、移动App、导出PDF、插件扩展、开放API,完全没有硬伤。另外在隐私和数据安全方面,谷歌要更让用户信任。

↑记录修改记录,防止多人协作的误删误改

↑多人在线同时处理一个文档

↑多人在线同时处理一个PPT

↑语音输入

↑从Google浏览器(60%+全球市场份额)的首页就可直接访问Google Docs

  此外,Google 还在Docs 文档编辑应用添加了 Smart Compose 智能预测输入功能。Smart Compose 基于 Google 的机器学习模型,会根据个人以往的输入风格,来给予个性化的提示。

  由于Google Docs的方便和谷歌Chromebook笔记本在美国初高中学校的流行,国外青少年学生之间流行起一种全新的沟通方式——用 Google Docs 来聊天。多人协作功能就像群组一样,办公工具的外衣为课堂闲聊提供最安全的保护,由于信息都保存在云端,Google Docs 天生就能「阅后即焚」。

↑国外初高中学生的学习工具

  课堂上,老师会在 Google Docs 上布置作业,这就给了学生可乘之机。他们把老师布置的文档复制一份出来,然后共享给同学,打开评论,作业文档就变成了一个「聊天室」。老师经过时如果不仔细盯着屏幕,一定会认为「噼里啪啦」打字的学生是在认真学习。

↑聊天

  总之,Google Docs的可操作性非常强大,有机会一定要体验一下~~~

中国的Google Docs也来了

  从 2015 年开始在线办公的大趋势开始席卷全球,使用云端办公的公司占比从 2014 的 28% 增加到 48%。也就是这个时候,以一起写等在线协同平台开始出现,而其创始人皆有海外工作学习背景、甚至曾在Google工作。因此,我们可以粗略认为Google Docs属于目前国内协同在线产品的“导师”,而这些协同产品只不过是Google Docs“中国化”的结晶。那么,国内有那些可以使用的在线协同办公平台?

  1、腾讯文档

  作为2018年腾讯推出的在线协同办公产品,一经推出就受到了广泛的关注。从首先的登陆方式来看,其支持QQ、微信、企业微信,这三款通讯工具的覆盖范围时毋庸置疑的,因此也节省了用户的注册时间,并且找回账号也比较容易。目前企业微信等腾讯的产品中已经内置了这款产品,我们在工作中也会用到。

  腾讯文档支持Word、Excel和PPT类型,打开网页就能查看和编辑,云端实时保存,支持实时翻译,可多人实时编辑文档。而更为重要的是在信息安全性方面,腾讯属于目前国内协同文档种的佼佼者。

  2、一起写

  其创始人曾经在谷歌工作,在谷歌形成的良好工作素养在一起写这款产品上得到了很好的体现。比如注重的功能点非常明确——协同办公、多终端办公、易上手。一起写的协作办公功能非常强大,基础的存储功能也能做到,并且可以通过以分享链接的形式来实现权限管理。

  3、石墨文档

  国内最早的云办公软件,简单来说,它就像是一款云Office办公软件,支持多人在线协作编辑文档和表格,即写即存,全过程留痕可追溯,让你可以和同事轻松完成协作撰稿、方案讨论、会议记录和资料共享等工作,取代了以往频繁互传文档的传统方式。

    在石墨文档中,你可以创建文档、表格、幻灯片、思维导图和表单等,也可以使用内置的模板,快速创建相关的文档。

  此外,你还可以为文档设置不同的权限,例如:可以编辑、只能阅读等多种模式,有效保证多人分享后的操作安全性。对于付费的企业用户,还可以为文档设置访问密码,保护私密性文件。

  4、WPS Office

    WPS推出的在线Office工具,可使用微信、QQ、手机、邮箱或钉钉登录,当你的WPS和金山文档使用同个账号登录时,WPS会将本地创建的文件自动传输到云端的金山文档。

  2019年的新版软件将文字、表格、PDF、脑图等内容合而为一,操作入口多元化,可实现多人实时讨论、共同编辑、分享,做到云端协作Office与传统Office无缝衔接。

  值得一提的是,新版的WPS Office软件还推出了语音批注功能,可针对文档内容进行语音批注,非常适合懒癌患者的居家工作了。

↑同个账号登录,本地文档自动同步云文档

  安全性能方面,其所有协同文档和沟通的历史版本都可恢复。对于文件的私密性方面,WPS不光提供密码设置,还增加了人员使用权限、文档查看期限、以及查看次数等控制方式,还是非常贴心周到的。

  此外,还有有道协助、亿方云等产品,在此就不一一赘述。用户可以根据自己的需求进行选择,而如果让编者推荐的话,首推的是腾讯文档,因为绝大多数文档的功能都相似(后文会提到为什么),而腾讯文档背后有腾讯撑腰,并且在已经在我们日常使用的聊天app中随时使用。

Google Docs给在线协同办公的启示

  1、形式上会越来越“雷同”

  在协同办公方面,Google无疑是探路者和引路人,我们也能从目前这些国内的产品中找到绝大多数共同点,而这种共同点也是由于办公文档其产生的基因所决定。文档产品的形态其实在几十年前就已经由office定义了,其实不管谁去做这一类型的产品,它都是九成相似的。因此,这些产品在形态上会越来越相似,因为人的使用习惯摆在那,国内许多用户也是从“微软office”过来的。

  2、技术成本会越来越高

  “在线文档即使现在来做,也还是有很深的技术难度和用户认知门槛的。”腾讯高级总监鄢贤卿表示。因为在线文档要解决它大的并发、容错、稳定性。后面越往上走每一个细分的编辑能力,其实都要比较高的技术成本在里面,需要持续的大规模的资源投入。谷歌这方面也明显有迹可循,它的Google Docs,也是通过不断收购其他的创意公司来完善,而在后期加入的AI语法检查、智能预测等,也都需要技术性极高。

  3、竞争依旧激烈

  根据Gartner 2016年的数据,谷歌的G Suite(Google Docs属于其中的一部分)销售额为13亿美元,而Office的销售额则为138亿美元。尽管彼时已经发展了10年的Google在线协同,面对发展了几十年,无论是在品牌影响还是用户习惯方面,目前都很难和Office抗衡。在国内,不仅有Office,还有腾讯文档(2018年入局)等新品的入局,其他巨头的虎视眈眈,在线协同办公的市场竞争会更加激烈。

  4、用户习惯的培养需要时间

  如果不是今年在家办公,也许很多人都不会涉及使用“腾讯文档”“一起写”等产品。

  事实上,即便是目前很多产品上都有文件在线分享、编辑的功能(如WPS),也基本上很少人去用。协同办公对于国内大多数人来讲较新的概念。而大家目前所购买的笔记本电脑,一般厂商都会赠送预装Office套件,也让许多用户从接触电脑开始,就已经成了Office的忠实用户。而考虑到数据安全等因素,更多人愿意在本地使用文档、表格等,因为这样看起来“更安全”。

  当时,谷歌docs大概用五到十年的时间才解决这样的问题(如推出Chromebook在初高中普及,培养使用习惯)。在国内,我们也并不确认用户从传统的文档编辑模式迁移到这上面,会遇到多大的迁移成本和技术障碍,但是时间,肯定是需要很长。

  因此可以看到,在目前国内在线办公这块沃土上,依旧是机遇和挑战并存。而从office到在线办公竞争的激烈,也给我们这样的启示:随着5G和云计算的发展,我们未来工作的方方面面都将在云上进行,这种工作方式的改变,能够给我们提供更多的机会并且提高我们的工作效率。

       那么,你准备好在云上办公了吗?

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