对于当今数据密集型企业，每日备份是必不可少的工作，而归档企业信息资产以长期保存仍被视为是“必要”的选择。对这一流程要一分为二地看待，原因在于，企业最初对备份和归档同等对待，因为这两者在维护电子邮件系统、文件服务器和其他数据存储库方面都起着举足轻重的作用。尽管如此，归档和备份之间还是存在很大差异，企业制定有别而又互补的策略以有效地满足不同目的和流程就越发重要。
近年来，对更好地控制数据增长和基础设施成本同时降低与企业、法律或法规遵从相关的风险的需求日益增长，这使得战略性归档变得愈加重要。法务团队和其他企业利益相关方在努力降低与应对日益增多的 eDiscovery（电子发现）和治理要求相关的成本和复杂性，归档作为企业 IT 核心要务的地位日益凸显。
因此，企业需要认清归档和备份之间的差异，才能找到将这些核心功能整合到一个具有合力的整体数据管理结构中的最佳方法。在介绍协调备份和归档以简化业务连续性、eDiscovery 和信息生命周期管理的最新观点之前，本文将深入探讨这两个关键流程。
有备份为什么还要归档？
备份的功能主要是为主数据创建副本，以便在硬件故障、用户错误或发生灾难性事件时保护数据免遭破坏。通常情况下，这些生产数据副本存储在低成本介质（例如，磁带）中，然后作为总体灾难恢复计划的一部分运至异地。每日或定期执行备份是大多数企业数据保护策略的基本要素，但重要的是，要认识到备份是战术型的，并且通常着眼短期。
虽然越来越多的企业选择基于磁盘的备份和恢复来加快备份和恢复流程，但大部分企业仍然严重依赖磁带备份。从磁带恢复数据是一个繁琐、耗时且不可靠的流程 — 无数实例表明，当企业无法从基于磁带的备份复制关键数据时会遇到诸多问题。
另一方面，归档旨在存储所有数据，而不只是某一时间点存储在服务器上的数据。通常，归档以支持快速、轻松搜索和访问（如需要）内容的格式存储在磁盘上。借助归档，可以在内容的整个生命周期保证其可访问性和可读性，这就是这一流程与 eDiscovery 密切关联的原因所在。
多数情况下，由归档生成数据的时间和成本仅相当于从备份复制内容的一小部分。大多数集成的内容归档解决方案包含电子邮件系统，这些系统由于各种原因变成非常重要的问题。Osterman Research 的调查显示，企业用户在一个典型工作日平均花费 152 分钟使用电子邮件。事实上，据 Osterman 报告，用户每天发送和接收的电子邮件数超过 120 封，他们需要的大部分信息都承载在电子邮件中。
除了处理海量电子邮件带来的存储和网络影响外，支持消息环境下前瞻性法律发现的能力是由归档而非备份驱动的。事实上，同时归档电子邮件和数据有多种显而易见的原因，其中包括：
• eDiscovery
• 法规遵从
• 存储管理
• 知识管理
• 保持生命周期管理
• 灾难恢复和业务连续性
归档技术进步优化了存储及信息管理
近年来，归档技术的进步使应对越来越多与电子邮件和文件共享相关的挑战变得更轻松。特别值得一提的是将存储在昂贵的主存储中的过期和无效数据转移到低成本二级存储的策略驱动型方法。新增的压缩和重复数据删除技术已被证明在进一步降低存储要求方面非常有用，而采用加密技术则可提供额外的安全保护措施。
在消息环境中，对主要的电子邮件和协作系统（例如，Microsoft Exchange、SharePoint 和 IBM Lotus Notes）提供多平台支持至关重要。同样重要的是，能够用主存储上的独立存根 (stub) 文件取代电子邮件，这些文件保留了原始文件的主要属性，而存储要求则非常低。通过记录每个电子邮件的副本，或基于日期和/或邮件大小等参数从用户的邮箱采集电子邮件，可以根据定义的策略，自动移动和归档电子邮件。
这不仅有助于企业节省宝贵的存储空间，而且这一级别的归档功能可通过执行保留和处置策略确保对诉讼和审计准备就绪。另外，将文件归档作为对电子邮件归档的扩展使企业能够应对日益发展的趋势，将文件作为 eDiscovery 举措的一部分。
现代归档解决方案包括的特性和功能可改进信息管理，优化数据分层，从而确保成本可管理，流程既可重复又在法律上可辩护。通过实施强大的归档系统，企业还可以减少要备份的数据量，同时增加满足恢复时间目标/恢复点目标 (RTO/RPO) 所需的数据副本。
当今现代内容归档的另一大优势是可以通过云计算集成大幅降低成本。集成的重复数据删除和加密功能允许在整个网络有效地移动归档数据，以获得长期云存储所带来的巨大经济优势。集成的报警、报告和数据验证有助于确保数据安全到达云，规避了与人工编写脚本或独立网关设备相关的风险。
随着越来越多的企业采用基于硬盘的备份，现代归档理念正转变为对这两个领域采取一种更加综合的方法。其结果最终可简化信息生命周期管理，同时进一步降低成本和风险。
借助现代数据管理模式统一归档与备份
将备份和归档分隔开来的传统做法正让位于一种全新方法 — 将这两个领域加以融合，以简化业务连续性、数据恢复和 eDiscovery。当从电子邮件应用程序备份的数据成为从主应用程序归档的备选方案时，这种统一方法解决了由来已久的“做什么”的问题。通常，这些数据应当从生产环境移至归档，而与备份无关。
然而，越来越清晰的一点是，统一这一流程可以减少处理工作和存储成本，这就是为什么现代数据管理模式呈现强势的原因所在，因为这些模式提供了巨大的灵活性，可以将数据从备份移至归档，同时最大限度减少与核心应用程序的交互。要做到这一点需要采用单一信息框架，在数据的整个生命周期，从跨所有位置、介质、公共云或私有云的单一源集中管理所有数据。
这种创新方法让您能够采用集成策略和流程，查看、存储和管理所有具有类似性质的企业数据（例如，电子邮件、附件、数据库、视频、音频、即时消息等）。通过这种方式，可以根据信息的业务价值，存储、组织和保留信息。从而显著改进数据访问，同时支持端到端信息管理。
自动内容分类是现代数据管理的另一个重要属性，有助于企业保留合适的数据，最大限度减少不必要的和昂贵的数据存储以实现全面节省。配合其他合法数据保存/保留策略以及专用的记录管理解决方案（包括 Microsoft Office SharePoint Server，MOSS），内容驱动型管理可提升协作和知识共享水平。
此外，全内容索引支持将所有的索引数据副本（例如，备份和归档数据）组合到一个单一、可搜索的归档，从而通过自助式数据访问以进行搜索和发现来提高工作效率。针对非 IT 人员使用而优化的搜索界面将更加流行，事实证明方便、快捷和准确的搜索可以省却购买昂贵的外包发现服务。
随着时间的推移，无缝集成备份和归档的总体优势将改变企业针对这两个领域的思考方式，特别是当快速大数据量发现搜索和安全合法数据保留带来实实在在的直接优势时。通过一个通用、直观的界面来访问集中归档的所有以电子方式存储的信息（包括电子邮件、文件、SharePoint 和备份数据）是支持前瞻性、法律上可辩护的信息管理策略和 eDiscovery 工作流程的最终解决方案。
为提供完全实现这些优势所需的数据灵活性和整合，解决方案必须是异构的，以便企业不会被特定硬件所困。幸运的是，现代数据管理已发展到组织可以改变其备份和归档策略，从而提升策略管理、安全、审计、容量规划和 eDiscovery — 所有这些都能通过一个全面呈现整个组织状况的单一界面完成。
作为一名归档技术专家，Gary Cooke 帮助许多企业制定了针对诉讼准备、合规和记录保留的归档策略。他在内容归档领域和企业级信息环境管理方面拥有丰富的专业知识背景，同时还是一家解决方案提供商的高级系统工程师。
