现代网络社会，人们日常撰写已经很习惯地打开微软Office办公软件，输入文字并进行简单的图文排版后保存为一份文档，与此同时，相当一部分人也习惯将自己写就的一份office文档转存为一份PDF格式的文档，专门用于对外发布与交流。所以，我们日常办公接触最多的电子文档几乎为Office和PDF文档。
PDF文档与Office文档“和而不同”
第一，文档结构不同，特点不同。按照专业术语来说，Office文档属于流式文档，PDF属于版式文档，二者特点不同。版式文档特点是版式固定（包括版式、版面、字体、字号等方面）、高保真而体积小、与平台无关（在任何操作系统、任何设备下，文档呈现一致）。PDF和Office这两种文档结构并非互相排斥，而是各自在电子文档处理的流程环节中扮演的角色不同。Office适用于前端比如文档创建和文字编辑，PDF文档侧重于后端比如信息发布、分发共享和长期存储。没有人写文档是只给自己看，肯定是要用来交流的。通常文档的创建者可能有一个或者几个，而文档的阅读者则是千万亿万的量级。因此，两种文档在文档的生存周期中分别是不同阶段的最佳体现。
第二，公开标准和私有事实标准的区别。PDF是国际公开的通用文档标准，也作为电子文档长期保存格式成为中国国家标准。所谓公开标准，即它的应用技术不依赖于某个特定厂商。比如，目前全球有4-5个PDF的知名产品，以Adobe Reader和福昕阅读器（Foxit Reader）为代表，你可以使用任意一家公司的产品来打开、编辑和保护PDF文档。而Office属于微软的私有格式标准，应用受制于微软，我们常碰到打不开或者打开为乱码，这是因为Office高低版本之间带来的兼容问题，而PDF全然没有这些问题。
第三，PDF是互联网时代最受欢迎、最普遍使用的文档传阅格式、长期保存格式。通过Google搜索互联网上现存的Doc格式文档（即Word文档）与PDF文档的数量，发现PDF文档数量是Doc文档的8倍（Doc文档为8540万，PDF文档7亿多）。因此，也有专家这样比喻：PDF文档是普通话，则Office文档就是方言。
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PDF文档的六大典型应用
自2007年PDF成为ISO 32000国际标准之后，PDF的技术与应用得到了快速发展，并衍生了PDF/A（存储标准）、PDF/E（工程标准）、PDF/X（印刷标准）、PDF/UE（辅助标准）等子集，推动了PDF技术在各行业的应用发展和标准的演进。但较之国外，国内对PDF标准的认知以及应用水平还有许多差距，甚至一些信息化主管都不甚了解。以下说明PDF文档的一些典型应用场景：
（一）文档保真：适用于文档发布与交换
PDF文档具严肃、权威、类印刷物的特点，广泛应用于当今互联网时代的信息发布与共享。我们看到许多人发送邮件时，附件采用PDF文档，同时发布到互联网上供大家流转的文档也多为PDF文档，如政府公文、企业商务报告、财务报表、学术研究资料、电子图书、产品说明书、电子单证等。
从PDF文档的创建源头来说，人们希望用于发布或者流转的文档仅供人查看、希望自己的排版得到尊重，保持在任何设备上阅读和打印的一致性，同时又不希望别人在文档上面做修改，这个时候会通过Office套件或者专业的PDF软件来实现文档格式的转换。但Office套件只能实现自身的文档格式如Word、Excel、PPT格式向PDF转换，而专业的PDF技术厂商却能将目前多达200多种的文档格式转为PDF，同时专业的PDF软件还可对转换后的文档进行保护，比如设定为不可修改、不可打印、不可复制等，而这些功能通过PDF专业软件就可很方便地进行设置。
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打开和阅读PDF文档，可以选用你喜欢的任一PDF阅读器，或者您可以使用IE、Chrome、Firefox等浏览器在线阅读。专业的PDF厂商提供在线阅读和离线阅读两种不同的文档技术保护和浏览体验，特别是基于文档云服务的趋势，提供了文档云阅读、注释数据和阅读进度同步等应用。
（二）数字纸张：将纸质文档处理成可长远利用的电子文档
PDF文档是将纸质资料转换为电子文档的首选格式。通常人们通过扫描设备将纸质资料扫描并转换为PDF文档，并使用专业的PDF软件对扫描的文件进行“装订”：对多份扫描文档进行合并或删减、对页面方向进行旋转、对页面顺序进行调整等。
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完成“装订”之后，可进一步使用PDF软件中的OCR技术（图像文字识别）对扫描的图像文件进行文字识别，进而转换为一个真正意义上的可选择复制文本、可对文字检索的PDF文档。进一步的文档加工还包括对文档添加元数据、书签章节等，成为一个可供将来有效利用的规范电子文档。
（三）可控文档：PDF文档的使用权限控制与安全分发
文档是用于交流的，但在流转环节，人们同样重视文档的应用安全----即被“正确的人、正确地使用”，不希望发生内容侵权、信息泄密等事件，确保文档的使用处于可控状态。因此，专业的PDF厂商开发了许多PDF文档的安全应用，如，对PDF文档进行加密，将文档预设成不可打印、不可截屏、不可复制、不可修改，或者将其中的一部分文字标记为不可见等安全功能。
随着PDF技术的深入应用，还开发出PDF文档的集中权限管理与安全分发的服务平台，可以授权并控制终端设备对文档的使用，控制文档的有效期限，还可以采取添加动态水印等一些新的技术手段来实现文档在流转环节中的跟踪，因此也被广泛应用在内部办公平台、文档云服务、数字出版领域。这项技术也称为电子文档的数字权限管理（DRM或IRM）。知名的PDF厂商Foxit与微软合作，拓展了微软的AD RMS平台对PDF文档实施安全保护的应用，也是目前唯一全面支持微软Sharepoint2013、Office365云计算环境对PDF文档安全应用的厂商。
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（四）电子签章：在PDF文档上进行数字签名实现可验证可信任
得益于全球电子签名立法的不断完善，电子签章与传统的手写签名和盖章具有同等的法律效力。2004年中国颁布了《电子签名法》，电子签章有了较好的施行基础。PDF因其版式固定、高保真、与平台无关等特性，成为在电子文档上进行数字签章的最优格式，被广泛应用在电子合同、电子发票、电子证件、电子招投标、电子病历中。
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目前基于PDF文档的电子签章应用，可实现客户端签章、服务器端签章、USB-Key签章等多种安全签章。人们可以非常方便地在电脑和移动设备上，在局域网内、在互联网上对PDF文档上进行数字签名与验证，并确保签章具唯一性、可信可靠。专业的PDF技术厂商对PDF技术更为了解，推动电子签章应用成熟更有保障。目前，福昕提供的电子签章应用支持公立权威的第三方CA机构（数字证书授权管理机构）对其扩展，且签名值能被任意一个遵循PDF标准的阅读器打开验证。未来电子签名的手段也会越来越简单常见，并将极大推动电子商务、社会公共事务管理的整体效率。
（五）智能表单：面向公众的填报审批和数据采集应用
与Word、Excel表单不同，PDF表单具有数据交互的优势，特别适用于面向社会公众开展表格填报审批业务的行业机构和办事窗口，有助于这些机构的数据采集质量与效率。
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政府事业单位的办事大厅、网上审批平台以及金融机构都有很多常用的、需要用户填写的表格，这类表格如果被制作成PDF表格，那么不仅可以保留与纸质表单相同的外观、样式和视觉效果，而且PDF表单通过与XML 的结合创造了智能表单的应用体验，表现在：
1）填写正确性检查（某表格框被定义为填写数字，假如用户填入文字，则会提示用户填写错误）
2）自动计算（表单域可以被定义成计算公式，实现所填的数据自动换算）；
3）勾选填表，填表者无需输入文字；
4）填写完整性检查，表单某些表格内容没有填写，则提示用户填写完整后，方可提交，避免了表单被错误提交的几率，也减负了人工审核。
5）智能拓展表单样式（术语为动态表单），方便随时定制基于原版式风格的拓展表单。
6）支持填表数据的导入与导出，与业务系统进行数据交互、统计分析。还支持数据合并导入，实现多人分别填写表格的不同部分，最终合并成一份共同的填写结果。
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特别是PDF与网页表单相比，它既支持在线填写，也支持通过客户端软件离线填写并一键提交，除此之外，可实现对表格进行电子签章等扩展功能。福昕目前已经建成“在线PDF电子表单服务平台”。
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（六）数字档案：使用PDF格式并遵循PDF/A长期存储标准
PDF/A是国际、国内数字档案的长期存储标准，遵循PDF/A标准对纸质、图片、影像等传统档案实施数字化，较之传统保存格式TIFF与 JPEG来说，PDF/A功能更强、兼容性更高、体积更小，能够保存元数据并通过元数据对文档进行分类，并且能够对整个档案而不是单一文档进行全文检索，这些都有利于档案资源的长期有效利用。
图09：如果圣旨也用PDF那将永不褪色
专业的PDF应用软件可以检测待存储的文档是否符合存档标准（符合性验证）。目前，中办、国办鉴于政府公文格式不统一、无法共享，正在开展的电子文件管理系统的全国试点，以及档案部门开展的电子证照共享系统，其核心都是规范文档格式和应用标准，利于各级各部门间的电子文件进行互联互通的交换与共享。
